Los controles de existencias nos permiten conocer dónde están los productos en todo momento. Es un procedimiento muy útil para llevar un registro de las salidas y entradas de productos en el almacén o de cualquier pérdida o desajuste.
Tips para realizar un buen control de existencias
El objetivo principal del control de existencias es garantizar que la empresa tenga suficiente inventario para satisfacer la demanda de los clientes, al mismo tiempo que se minimizan los costos asociados con el almacenamiento y la gestión del inventario.
A continuación, te dejamos unos tips para ayudarte a hacer un buen control de inventario:
- Emplear un sistema de gestión de inventarios. Busca las herramientas de gestión más adecuadas para poder desarrollar el método de control de existencias elegido correctamente.
- Estructurar y ordenar el espacio en el almacén. Es importante delimitar las áreas de almacenamiento y trabajo para facilitar la organización del espacio y asegurar una correcta gestión de inventarios. Se deben definir zonas específicas para la llegada y salida de productos, las áreas de carga y descarga, las zonas de almacenamiento de exceso de stock y aquellas destinadas al proceso de recogida.
- Etiquetar y clasificar los productos. Etiquetar y clasificar los productos en el almacén de acuerdo a su ubicación y características, facilita su localización y reduce el tiempo necesario para encontrarlos.
- Realizar un recuento físico periódico. Es recomendable efectuar un recuento físico de los productos en el almacén con cierta periodicidad para comprobar que el stock registrado en el sistema coincide con el stock real. Esto permite saber con seguridad y exactitud los niveles de los inventarios.
- Establecer políticas de control de inventarios. Definir políticas de control de inventarios, tales como establecer un nivel de inventario mínimo y máximo, y definir los procedimientos para la recepción y almacenamiento de los productos, contribuirá a mantener una gestión efectiva y precisa de los niveles de inventario.
- Capacitar al personal. Formar al personal encargado del control de existencias para que sepan emplear el software de gestión de inventarios, asegurará que el control de existencias se haga de manera adecuada y eficiente.
- Analizar los datos del inventario. Utilizar los datos del inventario para analizar el comportamiento de los productos, identificar los productos más vendidos y los menos rentables, y tomar decisiones más acertadas en términos de producción y gestión de inventarios.
¿Cómo puede mejorar tu negocio el control de existencias?
El control de existencias permite conocer la cantidad de productos disponibles, planificar la producción, determinar las compras necesarias y evitar excedentes o faltantes innecesarios.
Gracias a un buen control de existencias podemos:
- Reducir costos. Un control adecuado de inventarios permite reducir los costos de almacenamiento y minimizar las pérdidas por productos obsoletos o dañados.
- Disminuir la obsolescencia del inventario. Un buen control mantiene actualizados los materiales disponibles para la venta o la materia prima para producción.
- Mejorar el servicio al cliente. Entregar los pedidos en fecha o reducir las pérdidas aumenta la satisfacción de los clientes.
- Evitar errores innecesarios en las gestiones. Un control adecuado de existencias permite a las empresas mantener una operación eficiente y eficaz.
- Cumplir con regulaciones y normas. Muchas industrias tienen normas y regulaciones específicas que deben cumplir en cuanto a la gestión de inventarios y el control de existencias, y una buena gestión de estos aspectos puede evitar problemas legales.
- Aumentar la eficiencia. Se trata de la optimización de los procesos en términos de tiempo y costes.
- Tomar decisiones más acertadas en términos de producción y gestión de inventarios. Gracias a un buen control de existencias, se pueden identificar los productos más vendidos y los menos rentables, lo que permite tomar decisiones más acertadas.
- Hacer compras más eficientes. Conocer las cantidades con exactitud permite saber los momentos en los que es necesario reponer y en qué medida, evitando excedentes o escaseces innecesarios.
- Disminución de los riesgos de robo. Un mayor control de las existencias evita en gran medida los pequeños robos que puedan pasar desapercibidos.
La importancia de realizar un buen control de existencias
El control de existencias puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones y reducir los riesgos de tener demasiado o muy poco inventario.
Los excesos o escasez de existencias reflejan un mal aprovechamiento de la capacidad de las instalaciones. Este hecho puede conllevar pérdidas económicas debidas, por ejemplo, a no tener stock suficiente y no poder vender todo lo posible. Esto puede generar, además, problemas en el servicio de atención al cliente como retrasos.
Una mala gestión del stock o inventario, puede generar también problemas legales. En algunas industrias, como por ejemplo, en el caso de medicamentos o alimentos caducados, un mal control de existencias trae consigo sanciones.
En definitiva, un buen control de existencias es crucial para cualquier empresa que busque maximizar su rentabilidad y eficiencia operativa.
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